Inilah 4 Tips Jaga Arsip dan Dokumen Penting

BERITAPANTURA.id, KOTA PEKALONGAN – Ada empat tips penting yang bisa dilakukan untuk menjaga keutuhan arsip dan dokumen penting. Tujuannya agar arsip milik pribadi maupun instansi aman, tetap utuh, dan mudah dicari saat dibutuhkan.

Kepala bidang kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Dinarpus) Kota Pekalongan,  Dede Umihani saat ditemui di kantornya menyampaikan, setiap individu hendaknya memiliki kesadaran untuk menjaga arsip, baik dokumen resmi instansi maupun dokumen perorangan. Dokumen perorangan yang perlu diperhatikan kearsipannya, antara lain adalah Sertifikat, Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), dan Akta Kelahiran.

Kantor Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Dinarpus) Kota Pekalongan. (Foto: Dinkominfo Kota Pekalongan)

“Masyarakat bisa secara mandiri melakukan penataan arsip pribadi maupun keluarga. Kami ingin masyarakat bisa menjaga arsip penting mereka, sebab arsip tidak selalu terkait instansi saja,” ungkap Dede.

Ia pun memberikan tips bagi masyarakat untuk dapat mengelola arsip keluarga maupun pribadi, yakni pertama, pilah dokumen sesuai dengan kelompok, baik pribadi ataupun keluarga. Kedua, pilah dokumen berdasar nilai guna dokumen, yakni penting tidaknya sebuah dokumen, asli atau fotokopi.

“Ketiga, semua dokumen penting difotokopi dan dilegalisasi untuk mem-back-up dokumen asli apabila terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti rusak atau hilang. Keempat, tempatkan dokumen asli ditempat yang tinggi dan mudah dijangkau,” bebernya.

Selain itu, pihaknya sedang menyiapkan program pengalihan format dan bentuk arsip menjadi bentuk digital bagi masyarakat, yakni Layanan Alih Media Arsip untuk Semua (Layani Mertua). Selain itu, masyarakat juga bisa  memanfaatkan aplikasi Arsip Elektronik Masyarakat (Emas) milik Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

“Dengan memanfaatkan digital, nantinya tidak hanya disimpan di galeri namun juga bisa disimpan di cloud (penyimpanan virtual) menggunakan aplikasi Emas. (Aplikasi) bisa unduh di playstore. Jadi, walaupun ganti gawai masih bisa diakses di manapun dan kapan pun,” tutur Dede. (BP/02)

Tinggalkan Balasan

%d blogger menyukai ini: